Explicación integral del Decreto 398 de 2020 y la Ley 222 de 1995. Descubra cómo celebrar asambleas remotas o mixtas con plena eficacia jurídica, aprobación legítima de cuotas de administración y blindaje frente a impugnaciones judiciales.
Antes de la expedición del Decreto 398 de 2020, la Ley 222 de 1995 exigía que en cualquier reunión no presencial debía participar el 100% de los copropietarios. Si una sola persona no se conectaba o se le caía la señal, cualquier decisión quedaba tachada de ineficaz de pleno derecho (nula).
Exigía asistencia total (100%). Imposible de lograr en conjuntos medianos o grandes.
Basta con el quórum ordinario (mitad + 1 de coeficientes). Plena validez legal.
El decreto autorizó formalmente que una parte de los propietarios esté en el salón comunal y otra parte conectada por Zoom, Teams o plataformas especializadas de forma simultánea.
Permite definir el incremento de expensas comunes antes del 31 de marzo, solventando los aumentos salariales del personal de vigilancia y aseo.
Sustituye la mano alzada por liquidación matemática de coeficientes de copropiedad al milisegundo, erradicando sospechas de manipulación.
Elimina el arriendo de carpas, sistemas de sonido, refrigerios e impresiones masivas de cuadernillos contables en papel.
Mueva los controles para simular los coeficientes conectados virtualmente y presentes en salón. Verifique si sus decisiones cumplen la ley.
Si su copropiedad omite cualquiera de estos 5 mandatos, los propietarios pueden interponer una acción de impugnación (Art. 49 Ley 675) y anular los acuerdos.
Debe remitirse por correo electrónico o circular física. Es obligatorio incluir el enlace web directo a la sesión, la plataforma técnica elegida y el instructivo claro de acceso y soporte.
Queda prohibido usar transmisiones unidireccionales cerradas. La plataforma debe permitir que los propietarios pidan la palabra, formulen preguntas y debatan por micrófono en tiempo real.
Los poderes digitales deben verificarse antes de dar inicio a la votación. Cada usuario conectado debe tener cargado el peso porcentual exacto del apartamento o local que representa.
La administración debe archivar el video completo de la sesión y el informe digital con las horas de conexión, desconexión y el sentido individual de cada sufragio.
El acta debe ser suscrita por el presidente y secretario nombrados, indicando de forma explícita la modalidad virtual o mixta utilizada y publicarse para conocimiento de todos.
El artículo 50 de la Ley 675 establece que el administrador responde civil y penalmente por los perjuicios que cause a la copropiedad por negligencia o extralimitación de funciones.
Llevar a cabo una asamblea virtual sin apego al Decreto 398 expone al conjunto a medidas cautelares de suspensión provisional de cuotas y demandas judiciales de impugnación de actas.
Obligaciones indelegables del Administrador:
Jurisprudencia sobre impugnaciones de asamblea
"Cuando se acredite que en la reunión virtual se garantizó el derecho de voz y voto a los comuneros y se liquidó la votación por los coeficientes reglamentarios, la asamblea no presencial goza de plena presunción de legalidad."
En la práctica cotidiana en Colombia, los administradores no aplican el Decreto 398 de 2020 de forma manual. Para dar cumplimiento a las exigencias de votación por coeficiente, verificación de identidad y actas en tiempo real, las copropiedades suelen apoyarse en ecosistemas integrales como Jelpit Conjuntos (desarrollado por Servicios Bolívar), Propiedata o sistemas ERP especializados.
Envío masivo del enlace de asamblea y estados de cuenta al correo y celular del residente.
Cálculo matemático de coeficientes y poderes digitales conforme a la Ley 527 de 1999.
Actualización inmediata del presupuesto aprobado en el sistema de facturación del conjunto.
No. El Decreto 398 reglamenta una ley de orden público nacional (Ley 222 de 1995). Sus disposiciones son de aplicación inmediata y prevalecen sobre reglamentos de copropiedad que no hayan sido actualizados.
La desconexión individual fortuita no invalida la asamblea siempre que continúe existiendo el quórum mínimo en la sala. Equivale jurídicamente a quien se retira momentáneamente del salón en una reunión presencial.
Pueden enviarse por correo electrónico con firma digital o manuscrita escaneada antes del inicio de la asamblea. Bajo la Ley 527 de 1999 tienen total validez probatoria.
Sí. La ley no restringe los temas a tratar virtualmente. No obstante, si se trata de cuotas extraordinarias que superen 4 veces la ordinaria, se requerirá el 70% de votos favorables (Art. 46 Ley 675).
Porque el Decreto 398 exige probar técnicamente la deliberación simultánea, la identidad del votante y la liquidación ponderada por coeficientes. Ecosistemas como Jelpit Conjuntos o Propiedata automatizan este proceso, generan la bitácora probatoria que blinda al administrador frente a demandas judiciales de impugnación (Art. 49 Ley 675) y facilitan la posterior aplicación de las cuotas aprobadas en la contabilidad del edificio.